IMAG’IN met à votre disposition un service de consultation et de saisie des informations nécessaire au traitement financier de vos états de frais de missions.
IMAG’IN
Vous ne remplissez pas d’état de frais papier.
Vous complétez en ligne les informations nécessaires au calcul de vos indemnités de vacation et de vos frais de déplacement au titre des travaux de jury d’examens et de concours.
Le chef de centre d’épreuves valide le service fait. La division des examens et concours vérifie et valide votre dossier.
Votre dossier passe automatiquement en paiement.
La date limite de saisie est fixée au 31 août de l'année en cours.
La connexion à IMAG'IN
Pour les personnels rattachés au périmètre de Rouen (27 et 76)
L’accès à l’application se fait, pour les personnels de l'académie, via un portail sécurisé :
Vous vous connectez en utilisant votre identifiant numérique académique.
Pour les autres intervenants
Les intervenants n'appartenant pas au ministère de l'Éducation nationale, ou extérieurs au périmètre de Rouen, utilisent une autre adresse également sécurisée
L'intervenant se connecte avec son numéro d'intervenant figurant sur la convocation. A la 1ère connexion, le mot de passe est identique au numéro d'intervenant.
Si vous n'avez jamais été indemnisé·e au titre des examens et concours dans l'académie de Caen ou si votre dernière indemnisation date d'il y a plus d'un an
- une notice individuelle de renseignements complétée, datée et signée,
- une photocopie de la carte vitale (numéro INSEE visible),
- l'original d’un RIB récent avec mention de vos nom, prénom et adresse personnelle (l'utilisation d'un RIB faisant apparaître une adresse professionnelle est interdite par la Direction Régionale des Finances publiques de Basse-Normandie)
- le document adapté à votre situation professionnelle mentionnée ci-dessous (exigé par le Ministère des Finances, la Cour des Comptes et l’URSSAF pour un contrôle strict du régime des cotisations sociales) :
| Situation professionnelle | Document |
|---|---|
| Agent titulaire ou stagiaire de la fonction publique : Etat, collectivités territoriales (commune, département ou région) ou certains établissements publics hospitaliers. |
Arrêté de nomination ou d’affectation ou dernier bulletin de salaire |
| Agent non titulaire de la fonction publique ou salarié du secteur privé | Dernier bulletin de salaire (notamment pour la détermination du dépassement du plafond mensuel de la sécurité sociale) |
| Non salarié (artisans, professions libérales…) | Attestation d’inscription au répertoire des métiers ou RCS |
| Retraité | Avis de pension ou de retraite |
Le cas échéant, les documents suivants
- L’original ou les originaux des justificatif(s) de nuitée(s),
- L’original ou les originaux des titre(s) de transport en votre possession,
- Le ou les récapitulatif(s) à éditer en fin de saisie,
- En cas de changement de nom lié à une évolution de l’état civil (mariage, divorce…), la photocopie du document authentifiant ce changement (livret de famille, acte de mariage, jugement de divorce, jugement de changement de nom).
- En cas de changement de compte bancaire, l’original d’un R.I.B. récent avec mention de vos nom, prénom et adresse personnelle.
La saisie des états de frais
Le menu "Saisie états de frais mission" vous permet d’afficher la liste des missions sur lesquelles vous êtes convoqué(e).
Un clic sur la mission permet d'en afficher le détail.
- soit vous n'avez pas effectué la mission, et vous l'indiquez au service gestionnaire
- soit vous avez effectué la mission, et vous serez guidé pour compléter votre état de frais
La rémunération des frais de jury
Vous saisissez, selon le type de mission :
- le nombre de copies corrigées
- le nombre de candidats interrogés
- les horaires
Le remboursement des frais de déplacement
Si la mission donne lieu à remboursement du déplacement, vous renseignez vos frais de transport et d’hébergement.
L'enregistrement et la validation
Pour chaque état de frais, les informations ne seront transmises au service de gestion que lorsque vous aurez validé la saisie de ce dernier.
Attention : à l'issue de votre saisie, un numéro de dossier vous sera attribué.
Seul ce numéro de dossier atteste la validité de votre saisie et déclenchera le traitement de votre état de frais.
A l'issue de votre saisie, vous devrez imprimer votre récapitulatif.
Pour tout remboursement nécessitant des justificatifs (frais d'hébergement et/ou titres de transport), vous devrez transmettre au service de gestion toutes les pièces accompagnées impérativement d'une édition signée de votre récapitulatif.
Mise à jour : avril 2022